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会议接待流程

一. 会前
    1. 与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
    2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
    3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
    4. 确定方案,签订合同,预付定金。

二. 会中
    1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
    2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
    3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
    4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
    5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
    6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
    7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
    8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三. 会后
    1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
    2.  资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
    3. 合影:会议结束后参会人员合影留恋,并迅速影印出来分发给每位与会人员。

会议接待流程图

                                    会议接待流程图


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